Kantor Urusan Haji (KUH) pada Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) di Jeddah menyimpan jutaan dokumen berharga terkait penyelenggaraan ibadah haji masa lampau. Sayangnya, dokumen yang telah berusia puluhan tahun itu banyak yang kurang terawat, bahkan sebagian rusak dan hilang saat proses perpindahan kantor.
Sebagai langkah penyelamatan, Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah (PHU) Kemenag menggelar workshop digitalisasi di KUH Jeddah, 10–12 Agustus 2025. Kegiatan ini membekali para staf teknis dengan keterampilan konservasi dokumen dan manajemen pengetahuan, dimulai dengan eksplorasi gudang arsip yang berlokasi di wilayah Rehab, Jeddah.
Guru Besar Filologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Oman Fathurahman, selaku narasumber utama, menegaskan pentingnya dokumen tersebut bagi kajian akademik sejarah haji maupun diplomasi Indonesia–Saudi.
“Dokumen KUH sangat berharga. Misalnya, ditemukan arsip model pelayanan haji masa syekh, sebelum beralih ke muassasah dan kini syarikah. Dokumen seperti ini wajib dikonservasi dengan benar,” jelas Oman.
Menurutnya, ada tiga tahapan penting dalam penyelamatan arsip. Pertama, inventarisasi dengan cara mengumpulkan, mengenali, dan memberi tanda dokumen. Kedua, klasifikasi berdasarkan tema dan kronologi. Ketiga, digitalisasi dengan alih media menggunakan perangkat serta teknik khusus.
Narasumber lainnya, praktisi transformasi digital Hadi Rahman, menjelaskan bahwa hasil digitalisasi akan dikelola dalam kerangka manajemen pengetahuan.
“Dengan sistem ini, data dapat diakses lebih mudah untuk kebutuhan riset akademik maupun referensi kebijakan. Digitalisasi bukan hanya pelestarian, tapi juga pemberdayaan informasi,” ujar Hadi, yang juga koordinator program DREAMSEA (Digital Repository of Endangered and Affected Manuscripts in Southeast Asia).
Upaya digitalisasi ini menjadi langkah penting dalam menjaga warisan sejarah haji Indonesia sekaligus modernisasi pengelolaan arsip agar lebih bermanfaat bagi generasi mendatang.
